衡德电子发票台账是专为企业打造的发票管理系统，主要针对的是电子发票，软件可以连接扫码器，大大提高了录入效率，录入后就会将这个发票的报销人、发票代码等详细信息记录下来，有效的防止了重复报销，非常适合企业使用。

衡德电子发票台账功能介绍

随着国家对电子发票的快速推广，电子发票在各行业的应用越来越普及，这给财务人员的审核报销带来了不小的管理困难。为了避免电子发票的重复报销，同时不断完善各单位电子发票的登记工作，提升财务管理工作水平，衡德软件开发了《电子发票台账》管理系统，使用高效扫码枪通过扫码方式实现电子发票信息的快速录入，极大地把财务人员从繁琐的信息录入工作中解脱出来，进一步规范了财务基础工作。

本系统具有数据录入快，扫码录入与手工录入模式并存，数据分类为后期费用的统计与分析奠定基础，应用本软件可有效避免电子发票的重复报销问题，为财务部门审核把关提供了有力保障。

衡德电子发票台账操作方法

1、软件注册

了解软件情况可以在网络环境下单击“查看软件说明”进行查看，支付软件购买款项后，请将单位名称及识别号发邮件至djsclub@163.com，待确认后我们将及时提供注册码。

2、软件登录
输入注册码后，再次打开软件将直接进入软件登录界面。

根据提示操作即可。初始用户代码为“gly”，密码为“000”，登陆后请及时修改密码。
特别提示：“gly”是默认用户，请不要删除，要保留该用户。

3、数据录入

默认状态为使用扫码枪扫码录入，光标放入“发票信息”后面的编辑框中，使用扫码枪扫描电子发票左上角的二维码即可（提示：此时输入法需要设置为英文输入法）。

扫描后，如果查询到该发票已报销，则会弹出已报销提示窗口，如尚未报销，则会弹出是否保存提示，保存时通过下拉选框选择“费用类别”，报销人可以直接输入也可单击“报销人”按钮打开快速选择。如果手工输入需要与后面将要介绍的“基础设置”中的报销人名字保持一致，便于后续查询统计。注意电脑日期格式需设为“2016-01-01”格式。单击“报销人”按钮则有：

可以通过拼音搜索码快速查找，也可在表中单击要选择的行，也可搜索后单击“确认”按钮进行选择，单击“撤销”按钮取消选择。选择后报销人姓名将显示在报销人编辑栏中，如有必要，在输入备注信息后单击“保存”按钮进行保存。
对于部分电子发票打印不够清晰，不能通过扫码快识别时，可以通过手工快速录入，勾选“发票信息”下面的“手工输入”，则可以进行手工输入。

建议：进入数据录入后，先点击“设置”按钮打开基础信息设置窗口：

根据情况完善单位信息、操作员设置、报销人员名单录入，修改密码与费用类别的设置。数据库备份功能也在该模块进行操作。

4、数据查询
数据查询模块可以进行发票的查询、修改、删除等操作。

数据查询：可以通过扫码进行，也可以在发票信息编辑框中输入相关内容（可以是发票的任何信息字段的内容，比如发票代码、发票号码、日期、校验码等）进行模糊查询，如有必要，也可以在打开的国家税务局的发票查验页面查询发票真伪。
数据修改：查询模块中设置了修改功能，主要是避免在数据录入时对费用类别、报销人及备注录入错误需要修改。具体操作：先查询到要修改的记录，点击“修改”按钮，修改完毕单击“保存”按钮即可。
数据删除：先查询到要删除的记录，点击“删除”按钮，根据弹出的提示信息进行操作即可。

5、数据统计

查询一段时间内所有人员电子发票报销的费用情况，也可通过选择“报销人”查询。“导出”是把查询到的数据导出为Excel并打开，便于后续对数据的进一步分析。

注意：按报销人查询要求要将报销人名单通过“基础设置”把人员名单录入系统，建议在录入发票信息时通过单击“报销人”按钮进行选择。对于报销人直接填写的且不在录入的报销人名单中的，该查询将不统计该部分相关数据。